CAS Software AG ist Marktführer für Kundenbeziehungsmanagement (CRM) im deutschen Mittelstand. Ob Marketing, Vertrieb oder Service – Anwender profitieren von effizienten Prozessen auf einer einheitlichen Datenbasis.
Es geht um ein heißes Thema: Standard oder Individual Software?
„Entschuldige, ich hatte keine Zeit zu schreiben, daher ist der Brief etwas länger geworden“, so formulierte es dereinst Johann Wolfgang von Goethe. Paradox? Nein! Denn anfangs mehr darüber nachzudenken, was man ausdrücken will und das dann in einer eleganten Form zu formulieren, ergibt den besseren Brief. Das lässt sich fast eins zu eins in die Softwarewelt übertragen. D. h. die Geschäftsprozesse vernünftig zu analysieren und daraus eine maßgeschneiderte Software zu bauen, ergibt eine optimale Lösung – sofern alles richtig gemacht wird. Auch diese Gedanken haben übrigens die mittlerweile so beliebte agile Softwareentwicklung entstehen lassen. Daher die immer heiß diskutierte Frage: Standard oder Individual Software?
Die provokante Frage lautet also: „One size fits all“ oder doch lieber eine durchdachte Individuallösung?
Warum gibt es überhaupt Standardsoftware?
Hält man es mit Goethe, so könnte man meinen, dass Standardsoftware grundsätzlich die schlechtere Lösung ist. Offensichtlich ist das nicht so, denn es gibt sehr viele, sehr gute Gründe für Standardsoftware:
Oftmals ist in Standardsoftware (Branchen-)Know-how einprogrammiert, sie gibt Prozesse und Methoden vor. Dies kann einen sehr wertvollen Betrag zur Organisation leisten.
Ein paar Sätze zu unserem Gastautor Franz Wenzel:
Franz Wenzel ist Diplom Informatiker (FH) und führte von 1994 bis 2014 zusammen mit seinen Partnern ein IT-Unternehmen. 2014 wurde die 380-Mitarbeiter-Aktiengesellschaft für Individuallösungen an einen französischen Konzern verkauft.
Aktuell ist Franz Wenzel Managing Partner bei dem Beratungsunternehmen crescado GmbH (www.crescado.com) und bei der Community-Software Firma congreet GmbH (www.congreet.com).
Die congreet Software ermöglicht den Aufbau von Experten Netzwerken und bietet ein Event Networking Tool.
Standardsoftware ist günstiger!
Das stimmt definitiv dann, wenn es sich um Commodity Software, wie z. B. eine Finanzbuchhaltung handelt. Größe und Komplexität wird durch Standards erst beherrschbar.
Standard oder Individual Software: Möchte ein internationaler Konzern z.B. die Saleszahlen aus mehreren Ländern konsolidieren, so müssen diese Ländergesellschaften die Zahlen in vergleichbarer, also in standardisierter Form zur Verfügung stellen. Dies kann auch in Form von internen Standards geschehen – bei Standardsoftware ist das aber bereits „eingebaut“. Und zu guter Letzt muss der Kunde, auch wenn er einen externen Dienstleister beauftragt, für eine Individuallösung mehr eigenes, technisches und Prozess-Know-how aufbringen, sei es im Bereich von Softwareentwicklungsmethoden oder im Betrieb von IT-Lösungen.
Ist Standardsoftware wirklich immer günstiger?
Der größte Mythos, mit dem aufgeräumt werden muss, ist der Preis. Standardsoftware ist nicht günstiger – zumindest, wenn man in großen Systemen wie SAP denkt. Natürlich ist es günstiger, eine Buchhaltungssoftware von z. B. Lexware für ein paar hundert Euro zu kaufen, als sich das selbst programmieren zu lassen.
Allerdings verändert sich das, sobald die Lösungen komplexer werden und vor allem Customizing benötigt wird. Große Systeme sind per se schon nicht billig, aber je weiter man sich von den vorgegebenen Standardprozessen entfernt, desto teurer wird das Customizing.
Ich habe es oft erlebt, dass die Kosten des Customizings höher waren, als was wir für eine Neuimplementierung geschätzt hatten. In Zeiten von agiler Softwareentwicklung kann man sich auf die Dinge fokussieren, die man wirklich braucht, und muss weder sich noch die Standardsoftware verbiegen.
Passt sich die Software dem Unternehmen an oder das Unternehmen der Software?
„Nun, dann verändern wir die Standardsoftware einfach nicht“, hörte ich CEOs des Öfteren sagen. Das macht es billiger. Und vor allem gibt es z. B. unerfahrenen Mitarbeitern strukturellen Halt.
Ich habe es in meiner Karriere immer wieder erlebt, dass Unternehmen Standardsoftware einsetzen wollten, weil sie ihr Business nicht beherrschten und sich die in der Software codierten Prozesse und das Know-how zukaufen wollten. Das kann man machen.
Es darf doch nicht der Anspruch eines Unternehmens sein, dass Mitarbeiter von Software gesteuert werden. Wenn das der Anspruch Ihres Unternehmens ist, dann sollten Sie einen Blick auf die Führungsebene werfen. Ich denke, Sie werden vor allem auf „Verwalter“ treffen, nicht auf Leute mit Visionen, die die Zukunft gestalten wollen. Auch hier möchte ich das Beispiel der Buchhaltung bemühen – es macht keinen Sinn, dies anders machen zu wollen, als die Marktbegleiter. Geht es aber um Prozesse und Herangehensweisen und dass daraus Wettbewerbsvorteile resultieren sollen? Dann sollten Sie sich ganz sicher nicht mehr mit „Standard“ zufriedengeben.
Standard oder Individual Software: Es geht um beherrschbare Größe und Komplexität
Standards sind dazu da, Dinge zu vereinheitlichen. Das macht vor allem dann Sinn, wenn diese Dinge durch ihre schiere Größe oder Komplexität nur schwer zu beherrschen sind. IT ist letztendlich nichts anderes als Standardisierung. Vor allem hohe Komplexität, die durch Standardsoftware umsetzbar ist, spricht für den Einsatz dieser, da Individualsoftware dann sehr teuer werden kann. Ist allerdings ein Customizing für komplexe Dinge in einer dafür nicht vorgesehenen Standardsoftware nötig, so explodieren die Preise für eine Einführung.
Software beherrschen – das funktioniert nur mit internem Know-how
Für den Einsatz von Software benötigt man leider internes Know-how. Und bei Individualsoftware ist dies deutlich mehr als bei Standardsoftware. Bei der Individualsoftwareentwicklung besteht eine große Gefahr, dass ein Kunde von unerfahrenen oder unseriösen Anbietern in ein Unglücksprojekt geführt wird. Dieses Know-how für den Softwareerstellungsprozess aus Anforderungssicht und auch ein gewisses technisches Grundverständnis ist sicherlich zu erlernen, der Kunde muss dies aber wollen. Leider herrscht oft die Mentalität vor, dass ein Kunde Ideen hat, diese aber nicht gut artikuliert und im Nachgang enttäuscht ist. Gerade die agile Softwareentwicklung hat hier ein paar sehr gute Lösungsansätze. Der Kunde muss sich aber darauf einlassen und gleichzeitig bereit sein, Dinge zu lernen.
Was nun: Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Agiles Vorgehen hat verschlossene Türen für die Individualsoftware wieder geöffnet. Auch ist es leichter individuelle Lösungen umzusetzen, wenn man etwas technisches Know-how im Haus hat. Vor allem ist es aber auch wichtig, den passenden Entwicklungspartner zu finden. Achten Sie auf Referenzen und sprechen Sie mit anderen Kunden eines möglichen Partners. Seriöse Softwarehäuser sind hierzu immer gerne bereit.
Es gibt kein „Das ist richtig“.
Ich schlage vor, es mit Goethe zu halten. Nachdenken hilft, bevor man startet. Der erste Schritt ist die Analyse. Hierzu kann man sich erfahrene externe Berater hinzuziehen. Überlegen Sie z. B. ein Standard-CRM einzusetzen, so sprechen Sie doch mit Menschen, die den Markt überblicken und Ihre Bedürfnisse analysieren können. Meine persönliche Empfehlung: Georg Blum von der 1A Relations GmbH. Experten wie er haben einen guten Blick, ob das, was Sie tun, ein Wettbewerbsvorteil ist, der unbedingt erhalten bleiben muss. Oder ist es besser, das eine oder andere mit Standradprozessen abzubilden?
