SugarCRM: Das CRM als Zentrum der DSGVO im Unternehmen

Autor: Martina Knappe, EMEA Director of Marketing bei SugarCRM

Viele Unternehmen betrachten die Implementierung der von der DSGVO geforderten Prozesse und Verfahren schlicht als Übung zur Einhaltung der Vorschriften. Als ein notwendiges Übel, um die empfindlichen Strafen zu vermeiden. Dabei übersehen sie jedoch, dass die Verordnung eine Möglichkeit bietet, mit einem sehr viel smarteren Ansatz die Not in eine Tugend zu verwandeln.

Eines darf nicht aus den Augen gelassen werden: Die DSGVO ist aufgrund weit verbreiteter Bedenken in Bezug auf personenbezogene Daten und wie sie von Unternehmen gesammelt und genutzt werden entstanden. Der Gesetzgeber ist der Ansicht, dass der Verbraucher wissen sollte, welche Daten über ihn gesammelt und verarbeitet werden. Das fußt auf der der sehr realen Angst vor dem, was passieren kann, wenn Daten unsachgemäß behandelt werden.

Transparenz ist Trumpf

Die Systeme und Prozesse im Unternehmen, die Berührungspunkte mit personenbezogenen Daten haben, sind also im Fokus der Verordnung. Darum denken agile und innovative Unternehmen über die DSGVO nie ohne Bezug auf ihre Aktivitäten im Bereich Customer Relationship Management (CRM) nach und erkennen genau das als Chance, sich auf dem Markt zu differenzieren. Denn hier werden Kundendaten aus verschiedenen Quellen wie Datenbank oder ERP-System konsolidiert.

Einen ausführlichen Überblick, wie Unternehmen die verschiedenen Artikel der Verordnung konkret umsetzen können, finden sie in unserem CRM-Praxisleitfaden „Bereit für die DSGVO“.

Eines der Hauptanliegen der DSGVO ist es, die Art und Weise, wie und wofür Unternehmen personenbezogene Daten verwenden, für die betroffenen Personen so transparent wie möglich zu machen. Mehrere Paragraphen der Verordnung bestimmen genau, wie das Einverständnis für die Datenverarbeitung eingeholt werden sowie wann und worüber das Unternehmen die Personen informieren muss. In Sugar können all diese Prozesse transparent und übergreifend dargestellt werden.

Mit dem DSGVO-Compliance Tracker als Teil des Customer-Journey-Plug-ins erhalten unsere Kunden DSGVO-konforme Schritt-für-Schritt-Workflows für all ihre relevanten Prozesse. Vorgefertigte Prozesse können flexibel angepasst werden, um die speziellen Strukturen des Unternehmens eins zu eins abzubilden. Zudem können für jeden Mitarbeiter Rollen definiert werden, die ihm nur den für seine Arbeit absolut notwendigen Zugriff auf personenbezogene Daten gewährt und die bei Bedarf weiter eingeschränkt werden können – beispielsweise für den Zeitraum, in dem eine Löschungsanfrage in Bearbeitung ist.

Durch die Schnittstellen zu anderen Datenquellen im Unternehmen besteht die Möglichkeit, Datensätze anzulegen mit den von der DSGVO geforderten Vermerken für Benachrichtigungen an die Personen, bezüglich Änderungen oder Löschung. Bei Anfragen kann den betroffenen Personen so immer absolut transparent Auskunft gegeben werden, was wann mit den Datensätzen geschehen ist.

Neue Wege der Kundenansprache

Neben den rein technischen Möglichkeiten des CRM können Unternehmen die DSGVO nutzen, um neue Wege zur Kundenansprache für sich zu nutzen. Wie eingangs erwähnt, dreht sich die Verordnung um den Schutz der persönlichen Daten, was den Kunden natürlich enorm wichtig ist. Unternehmen können dies nutzen, indem sie Ihre Kunden direkt und verständlich über die neuen Prozesse und Maßnahmen, die sie zu Sicherung dieses Schutzes umfassend einführen, informieren. Wenn dies nun auch im Text der Einverständniserklärung erklärt wird und diese zudem verständlich formuliert und übersichtlich und ansprechend dargestellt ist, signalisiert das den Kunden, wie sehr ihre Interessen ernst genommen werden. In der Summe können Unternehmen, die sich gründlich auf die DSGVO vorbereiten, also einen entscheidenden Akzent für Kundenfreundlichkeit und Verantwortungsbewusstsein setzen, der ein wirklich relevantes Differenzierungsmerkmal zum Wettbewerb darstellt.

DSGVO-Führer von SugarCRM – hier downloaden

Auch interessant: SugarCRM | Gartner Magic Quadrant für SFA