Mehr Erfolg mit weniger Tools

„Are Your Digital Workplace Tools Empowering or Distracting?“, fragt David Roe auf CMS WiRE.

Der Autor stellt fest, dass sich in Unternehmen eine Vielzahl von Diensten und Plattformen im Einsatz befindet, wodurch das Produktivitätspotenzial bei Weitem nicht ausgeschöpft wird. Unter Berufung auf Michael Graham, CEO von Ambler/Epilogue Systems (Anbieter von Anwendungs-Dokumentation und Effizienz-Trainings), erläutert er, dass zu viel Technologie die Teams auf der Meta-Ebene verharren lässt und Silos fördert statt den Informationsaustausch. „In Fortune-500-Unternehmen gibt es zu viele Systeme. Sie kommunizieren nicht miteinander und es gibt kritische Blockaden für den Fluss von proprietärem Wissen von Teamleitern zu Teams.“

Mehrere Probleme führen zu dieser Blockade. So seien die Systeme in einigen Fällen so kompliziert, dass die Anwender nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Nicht nur Menschen, auch Systeme seien durch das Entstehen neuen Silos überlastet. Ein wesentliches Hindernis für die Zusammenarbeit sei das Fehlen definierter Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten. Für sie werden oft erst nachträglich Gedanken aufgewendet. Ein weiteres häufiges Problem: Es fehle an einer gemeinsamen Sprache, die es verschiedenen Gruppen ermögliche, über Silos hinweg zusammenzuarbeiten. Jedes Team definiere die Kampagne anders oder könne verschiedene Phasen verwenden, um den Fortschritt der Projekte zu charakterisieren. Meine Anmerkung: Meist fehlt es an gemeinsamen Zielen und Messkriterien.

Typische Klassiker

Damit spricht David Roe ein klassisches Problem in Unternehmen an, das im Übrigen Tom Fishburne wunderbar illustriert hat. Wie im Interview zur MarTech in Boston „über die 54 US-Stackies, und was daraus zu lernen ist“ erläutert, wächst der MarTech-Markt. Davon sind auch die Unternehmen betroffen. Oft befinden sich in einer einzigen Organisation bis zu 1000 Tools im Einsatz, so der Beitrag „Wohin geht der Trend in den IT-Landscapes? Mehr Spezialisten oder wenige Generalisten“. Die geordneten Darstellungen, die Unternehmen diesbezüglich zeichnen können, zum Beispiel für den Stack Award, täuschen nicht über die oft unklare und unaufgeräumte Realität hinweg. Mit einer ungeordneten Masse an Tools können Unternehmen nicht das Optimale aus diesen herausholen und Mitarbeiter nicht sinnführend schulen. Sie kommen nicht umhin, die verwendete Softwarelandschaft zu bereinigen.

Allein schon die DSGVO, die Unternehmen berücksichtigen müssen, zwingt sie dazu. Denn die Verordnung fordert, sich damit zu beschäftigen, wo überall welche Daten verwendet werden – sprich, wie die Struktur aufgebaut ist. Die Erkenntnis, welche Tools in Unternehmen herumvagabundieren, mag so manchen erstaunen. Denn bisher führten einige Anwendungen ein Schattendasein im Unternehmen, weil ein Mitarbeiter sie „mitbrachte“ und einsetzte. Obwohl sie unentdeckt blieben, sorgten sie dafür, dass andere Software nicht optimal verwendet wurde. Ein Grund: Vielleicht, weil sie komplizierter zu handeln war. Allein dies zeigt, „klar Schiff machen“, also die Toolmenge zu reduzieren, ist nicht einfach. So war es auch nicht verwunderlich, dass Firmen wie Yamaha auf der MarTech in Boston berichteten, dass sie sich gerade „auf dem Weg“ befinden, aufzuräumen, weil das „Chaos“ so auf Dauer nicht mehr haltbar sei. Ihr Ziel: auf acht bis zehn Tools zu reduzieren.

Tipps zum Klar-Schiff-Machen

Allen, die sich fragen, wie sie eine solche übersichtliche Menge von Tools und ihren optimalen Einsatz erreichen können, sei der Beitrag „Mensch und MarTech, eine glückseelige Verbindung für gutes Customer Relationship Management?“ empfohlen. Demzufolge weisen Anwenderunternehmen ein nur vergleichsweise geringes Wachstum auf, obwohl sie Milliarden Dollar in Software investiert haben. Der Grund dafür ist, vereinfacht ausgedrückt: „A Fool with a tool, remains a fool.“ Allein die Software bringt nicht viel.

Stattdessen ist es wichtig, allem voran zuerst nachzudenken – sich einen Überblick über die Lage im Unternehmen zu verschaffen: Wer setzt welche Tools wofür ein? Welche Ziele hat das Unternehmen und welche Prozesse benötigt es, um diese zu erreichen? Erst, wenn solche Fragen geklärt sind, kann eine Roadmap entworfen bzw. können die Prozesse organisiert werden, wozu das Bewerten von Tools als nur eine Säule zählt. Ebenso wichtig ist es zum Beispiel, eine gemeinsame Sprache zu definieren sowie eine zentrale und aktuelle Datenbasis einzurichten. Last, but not least ist nur allzu oft auch ein Kulturwandel erforderlich, wie aus dem Beitrag von David Roe hervorgeht. „Bevor Sie zu den Werkzeugen springen, können Sie sich auf das Verhalten konzentrieren. Lassen Sie die analoge Zusammenarbeit zuerst stattfinden, damit Sie eine viel bessere Chance haben, im digitalen Raum erfolgreich zu sein.“

Weiter ins Detail geht das Interview zur MarTech.